Informacja dla sygnalistów

Procedurę zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów w Urzędzie Gminy I Miasta Witkowo reguluje Zarządzenie Burmistrza nr 173/2024 z dnia 13.12.2024 r. w sprawie: ustalenia Procedur zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów w Urzędzie Gminy i Miasta Witkowo, zawierające wszystkie niezbędne załączniki.

KANAŁY ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenia mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

2. Zgłoszenie ustne może być dokonane:

1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej nr tel. 797 649 327 lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy.

2) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a) nagrania rozmowy 

b) protokołu spotkania,

3. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@witkowo.pl (w zaszyfrowanym pliku),

2) w formie listownej na adres: ul. Gnieźnieńska 1, 62-230 Witkowo z dopiskiem na kopercie  „zgłoszenie nieprawidłowości”,  inspektor p. Joanna Budzyńska – do rąk własnych,

OCHRONA SYGNALISTY

Status sygnalisty jest pochodną dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego. 

Dodatkowo, sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa (w rozumieniu ustawy).

Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

TRYB POSTEPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI

Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnione przez Burmistrza osoby w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności podmiotu publicznego za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.
W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie:
1)     jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

2)     innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, zostaną one niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Podmiot publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia.
Wszystkie zgłoszenia odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia. 
INFORMACJA ZWROTNA

Zgłaszającemu przekazuje się  informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Sygnalista zostanie poinformowany o działaniach następczych jakie zostały przeprowadzone, jaki był rezultat postępowania wyjaśniającego oraz jakie środki zaradcze czy naprawcze zostały wdrożone.

ZASADY POUFNOŚCI

Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, a także osoba powiązana z sygnalistą podlegają ochronie prawnej, która ma na celu zapobieganiu działaniom odwetowym, w szczególności polegającej na zapewnieniu poufności danych oraz ochrony tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego. Ochrona dotyczy wyłącznie zakresu dokonanych zgłoszeń. Zachowaniu poufności podlegają również informacje o pracowniku/osobie wskazanej w zgłoszeniu naruszenia.

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe sygnalistów przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej, która jest załącznikiem do Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Witkowo nr 173/2024 z dnia 13.12.2024r.

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności Podmiot publiczny może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:

1)     wprowadzenie zmian w procedurach;

2)     zgłoszenia odpowiednim organom;

3)     nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;

4)     przeszkolenia personelu;

5)     wdrożenia nowych systemów kontroli.

OCHRONA PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość niemiała miejsca.

Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem  nieprawidłowości.

Istnieje możliwość skorzystania z poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia. Porady dotyczącej sposobów dokonania zgłoszenia oraz przebiegu całego postepowania udziela osoba upoważniona przez Burmistrza do obsługi zgłoszeń.

ODPOWIEDZIALNOŚC ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

 W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, który dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych tego podmiotu, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu.

DANE KONTAKTOWE DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.